Een ieder die bedragen voorschiet ten behoeve van Ten Woude kan hiervoor het declaratieformulier gebruiken. Het formulier, voorzien van de gevraagde gegevens incl. handtekening én bijbehorende bonnen/rekeningen, kan in het postvak van de penningmeester in het clubhuis worden gedeponeerd.  Alleen volledig ingevulde formulieren worden in behandeling genomen door de penningmeester.